Contoh Surat Pengaduan Konsumen

Untuk memudahkan pengaduan, maka akan dijelaskan bagaimana prosedur untuk dapat mengadu  dan bagaimana proses serta mekanisme penanganannya.

Pertama, cara yang dapat dilakukan untuk mengadu adalah melalui telepon, surat atau dating lansung. Pengaduan melalui telepon dikategorikan menjadi dua yaitu :

1. Hanya minta informasi atau saran (advice), maka telpon itu cukup dijawab secara lisan pula dan diberikan advice pada saat itu dan selesai.
2. Pengaduannya untuk ditindak lanjuti. Jika konsumen meminta pengaduannya ditindaklanjuti, maka si penelepon diharuskan mengirim surat pengaduan secara tertulis.
3. Kronologis kejadian yang dialami sehingga merugikan konsumen.
4. Wajib mencantumkan identitas dan alamat lengkap konsumen.
5. Menyertakan barang bukti atau fotocopy dokumen pelengkap lainnya (kwitansi pembelian, kartu garansi, surat perjanjian, dll).
6. Apakah konsumen sudah pernah melakukan komplain ke pelaku usaha. Jika belum pernah, maka konsumen dianjurkan untuk melakukan komplain secara tertulis ke pelaku usaha terlebih dahulu.
7. Cantumkan tuntutan dari pengaduan konsumen tersebut.

Kedua, setelah surat masuk, resepsionis meregister semua surat-surat yang masuk secara keseluruhannya (register I). Selanjutnya surat diberikan kepada Pengurus Harian setidaknya ada tiga yaitu (a) ditindaklanjuti/ tidak ditindaklanjuti (b) bukan sengketa konsumen (c) bukan skala prioritas. Surat di disposisikan ke Bidang Pengaduan Konsumen dilakukan register II Khusus sebagai data pengaduan.

Ketiga, setelah surat sampai ke personil yang menangani maka dilakukan seleksi administrasi disini berupa kelengkapan secara administrasi.

Contoh Surat Pengaduan

PT SATRRIA HUDA

JALAN PONDOK CIPTA 166, BEKASI

TELEPON (021) 8892358, FAKSIMILE (021)97755511

Nomor             :           204/AA/I/2013 01 Juli 2013

Lampiran         :           1 Lembar

Perihal             :           Pengklaiman

YTH. Direktur PT KOPERCIP GAMINA

Jalan Pondok Cippta

Bekasi

Dengan hormat,

Sehubungan dengan kedatangan barang yang telah anda tawarkan sesuai surat penawaran No. 413/XI/II/2013 pada tanggal 10 Juni 2013, kami merasa adanya beberapa barang yang mengalami kerusakan. Seperti mesin fotocopy merek HP yang tidak dapat bekerja secara maksimal, dikarenakan adanya cacat pada badadn mesin. Oleh karena itu, kami mengajukan surat ini dengan tujuan ingin meminta pertanggung jawaban atas barang tersebut.

Demikian surat pengaduan ini kami buat. Atas perhatiaan anda kami ucapakan terima kasih.

Hormat kami,

sumber

http://nurarsive.blogspot.com/2010/12/contoh-surat-pengaduan.html

http://www.ylki.or.id/tata-cara-pengaduan-konsumen